O objetivo da gestão de tempo não deverá ser o de encontrar mais tempo nas horas do dia, mas sim usar o tempo que se tem de forma eficiente. É preciso praticar para ir conhecendo o sistema que melhor funciona com o seu corpo. Por exemplo, pode ser uma pessoa madrugadora ou não e isso influenciará a forma como abordar os problemas do dia.
Uma forma de analisar a forma como gasta o seu tempo é fazendo um diário das tarefas e do tempo que gastou. Aponte tudo o que fez, tarefas importantes, tarefas insignificantes, pausas e deslocações. Faça isso durante uma semana e analise os resultados no final, para ver se gastou o tempo com coisas que devia ou não.
Faça uma lista de tarefas do dia, antes de começar a trabalhar. Idealmente essa lista deveria ser feita no final do dia anterior, com a indicação da importância. No dia seguinte, comece logo a trabalhar sem interrupções na tarefa mais importante e vá seguindo para as tarefas menos importantes. Se não conseguir fazer tudo durante o dia, pelo menos sabe que fez as tarefas mais importantes.
Aprenda também a deixar o seu local de trabalho organizado no final do dia. Não perde mais de cinco minutos e quando chegar no dia seguinte vai ter uma sensação muito agradável.
Aprenda a fazer a distinção entre as tarefas que pode delegar e as tarefas que tem mesmo de fazer. Escolha fazer aquelas que mais ninguém poderá fazer e que tenham a máxima importância na sua função para o bem da empresa onde trabalha.
Quando trabalha em tarefas importantes, faça tudo o que estiver ao seu alcance para não ser interrompido. Desligue o telefone, não veja o e-mail, coloque um sinal de ‘ocupado’.
Não olhe o e-mail toda hora. Desligue os alertas e leia os e-mails todos durante horas certas do dia. Por exemplo, duas vezes por dia, uma de manhã e outra de tarde.
Aprenda a organizar a sua informação para não perder tempo à procura, quando devia estar trabalhando.
É muito importante deixar espaços vagos na agenda, para pequenos imprevistos e principalmente para poder parar frequentemente e analisar o que já fez, o que falta fazer e retomar o rumo certo para ter um dia produtivo.
Aprenda a gerir reuniões, porque são uma das principais formas de perder tempo das empresas.
A gestão de tempo é uma disciplina que requer algum planejamento e muita vontade de ser produtivo. Mas é também uma forma de manter seu trabalho motivado durante o tempo em que está na empresa e depois ir para sua casa e aproveitar o resto do tempo para si, para relaxar com a família e ganhar forças para o dia seguinte. Com uma correta gestão do tempo pode-se viver bem melhor!
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